Работа от разстояние и контрол – какво трябва да знае всеки работодател

Работата от разстояние вече е реалност за много работодатели, като тя донесе със себе си нови инструменти за управление на екипи от разстояние. За голям брой компании въпросът вече не е дали да имат служители, които работят от вкъщи – а как да ги управляват добре. Инструментите за проследяване на работното време и продуктивността при дистанционна работа са практически широко разпространени, но има определени правила, които работодателите трябва да спазват при използването им – а често биват пренебрегнати.

Целта на тази статия е да засегне няколко аспекта, които заслужават особено внимание по отношение на управлението на екипи, работещи от разстояние – без да претендира за тяхната изчерпателност.

1. Автоматизирано отчитане на работното време е допустимо, но задължава.

Кодексът на труда (след промените през 2024 г.) позволява действително отработеното време на служителите, работещи от вкъщи, да се установява чрез автоматизирана система за отчитане на работното време. Важно е обаче да се знае, че при поискване работодателят е длъжен да предоставите на всеки такъв служител достъп до неговите данни за отработеното време.  

Отделен въпрос, който не трябва да се пренебрегва, е съответствието с Общия регламент относно защитата на данните. Използването на подобни инструменти за отчитане на работното време по правило включва обработване на лични данни – и това обработване трябва да е законосъобразно, ограничено до необходимото за конкретната цел, а служителят да е надлежно информиран. Темата заслужава специално внимание, а като минимум – съществуващите документи/политики в частта им относно защитата на лични данни следва да се актуализират съобразно конкретните инструменти, които се използват.

2. Автоматизираната оценка не замества преценката на ръководителя.

Кодексът на труда въвежда и специфични задължения, които често се подценяват при договарянето на условията, свързани с работата от разстояние. Редът за възлагане и отчитане на работата, съдържанието и обемът ѝ, критерии за оценка на извършеното трябва да бъдат уредени в индивидуалния трудов договор (и/или КТД) или във вътрешни актове на работодателя. Т.е. споменатите правила не могат да съществуват само като установена практика, а трябва да са документирани (и, съответно, сведени до знанието на служителите).

Когато възлагането и отчитането се извършва чрез информационна система, задълженията стават още по-конкретни. Работодателят е длъжен да осигури на служителя писмена информация за вида и обема на съответните данни, които системата събира, обработва и съхранява. А при използване на информационна система за алгоритмично управление на работата от разстояние – по дефиниция, система, която автоматично взема решения при възлагането, отчитането и контрола на работата  – работодателят трябва да информира писмено служителя за начина, по който решенията се вземат. Нещо повече, при писмено искане от служителя работодателят е длъжен да провери конкретното решение на системата и да го уведоми за окончателния резултат.

Задълженията по Кодекса на труда по-горе уреждат отношенията работодател-служител при работа от разстояние, но когато използваните системи за управление попадат в областта на изкуствения интелект (ИИ), към тях се наслагва и действаща европейска регулация. Регламент (ЕС) 2024/1689 (Актът за изкуствения интелект) въвежда задължение за грамотност в областта на ИИ, което е в сила от февруари 2025 г. Най-общо, при внедряването на система с ИИ работодателят следва да предприеме всички възможни мерки да осигури достатъчно ниво на познания за нея на персонала, който я използва. Това включва и лицата, които по закон са длъжни при поискване да проверят решение, взето от системата. На практика, за да изпълнят това задължение надлежно, те трябва да разбират как системата функционира.

Като обобщение, въвеждането на система за алгоритмично управление не е само технологично решение на работодателя, а носи след себе си и правни задължения, за спазването на които се изисква и подготовка на служителите, които ще работят с нея.

Проверете:

• Уредени ли са в трудовите ви договори (и/или КТД) или във вътрешните ви актове редът за възлагане, отчитане и критериите за оценка на работата от разстояние?
• Ако използвате автоматизирана система за отчитане на работното време, можете ли да осигурите достъп на служителите до техните данни при поискване?
• Актуализирани ли са вътрешните ви документи за защита на лични данни съобразно използваните инструменти?
• Ако използвате система за алгоритмично управление, информирани ли са служителите писмено за начина, по който се вземат решения? И разбират ли я лицата, които са длъжни да проверяват тези решения?
  
  

Ако някой от въпросите остане без ясен отговор, това е достатъчно основание да се заемете с него още сега.

Дисклеймър: Анализите и информацията в тази статия са от общ информативен характер и не следва да се тълкуват като правен съвет. При нужда от правна консултация по конкретен случай, препоръчваме да се обърнете към компетентен адвокат.